Réclamations concernant une formation
DIGIRAMA accorde une attention particulière à la qualité de ses formations, à l’accompagnement des bénéficiaires et au traitement des difficultés rencontrées.
Toute personne concernée par une action de formation peut transmettre une réclamation. Celle-ci sera étudiée de manière confidentielle, impartiale et dans les meilleurs délais.
Qu’est-ce qu’une réclamation ?
Une réclamation est l’expression écrite d’une insatisfaction concernant une formation ou son organisation et nécessitant une réponse de DIGIRAMA.
Elle peut notamment concerner :
- l’inscription ou les informations communiquées avant la formation ;
- l’organisation et les horaires ;
- les conditions de réalisation à distance ou dans les locaux du client ;
- le contenu ou les méthodes pédagogiques ;
- les supports et ressources transmis ;
- l’accompagnement du bénéficiaire ;
- les modalités d’évaluation ;
- l’accessibilité ou la prise en compte d’une situation de handicap ;
- le comportement d’un intervenant ;
- une difficulté administrative ou financière ;
- tout événement survenu pendant ou après la formation.
Une demande d’information, une demande d’assistance ou une suggestion d’amélioration ne constitue pas nécessairement une réclamation. DIGIRAMA s’engage néanmoins à traiter chaque demande avec attention.
Qui peut déposer une réclamation ?
Une réclamation peut être adressée par :
- un bénéficiaire ou ancien bénéficiaire ;
- un représentant légal ;
- une entreprise cliente ;
- un financeur ;
- un formateur ou intervenant ;
- un partenaire ;
- toute autre partie prenante concernée par une formation DIGIRAMA.
Comment transmettre une réclamation ?
La réclamation doit être adressée par écrit à :
DIGIRAMA – Service réclamations
E-mail : contact@digirama.fr
Téléphone : 06 26 24 49 60
Adresse administrative : 1917 route de Pierrefeu, 83400 Hyères-les-Palmiers
Le téléphone peut être utilisé pour obtenir une assistance, mais la réclamation devra être confirmée par écrit afin de permettre son enregistrement et son suivi.
Informations à préciser
Afin de faciliter le traitement de la demande, la réclamation doit comporter, dans la mesure du possible :
- le nom et le prénom du réclamant ;
- ses coordonnées ;
- le nom du participant, s’il est différent ;
- l’intitulé de la formation concernée ;
- la date ou la période de la formation ;
- l’entreprise ou le financeur concerné, le cas échéant ;
- une description précise du problème rencontré ;
- la date à laquelle le problème est survenu ;
- les démarches déjà réalisées ;
- la solution ou la réponse attendue ;
- les éventuels documents utiles à l’analyse de la situation.
Les informations transmises doivent être exactes et limitées à ce qui est nécessaire au traitement de la réclamation.
Traitement de la réclamation
Chaque réclamation fait l’objet du processus suivant :
1. Réception et enregistrement
DIGIRAMA accuse réception de la réclamation et l’enregistre dans son registre de suivi.
Un numéro ou une référence de suivi peut être communiqué au réclamant.
2. Vérification des informations
DIGIRAMA vérifie que les informations transmises permettent d’analyser la situation.
Si la demande est incomplète, des informations ou documents complémentaires pourront être demandés. Le délai de traitement commence à compter de la réception des éléments nécessaires.
3. Analyse de la situation
La réclamation est analysée par le responsable de DIGIRAMA ou par la personne compétente selon la nature de la demande.
Les documents, échanges, évaluations ou éléments de suivi concernant la formation peuvent être consultés dans le respect de la confidentialité.
4. Réponse apportée
DIGIRAMA transmet une réponse écrite dans un délai maximal de 10 jours ouvrés à compter de la réception d’une réclamation complète.
La réponse précise, selon la situation :
- les éléments constatés ;
- les explications utiles ;
- la décision prise ;
- la solution proposée ;
- les éventuelles actions correctives ou préventives ;
- les délais nécessaires à leur mise en œuvre.
5. Clôture et suivi
La réclamation est clôturée lorsque la réponse a été apportée et que les éventuelles actions décidées ont été engagées.
DIGIRAMA conserve une trace du traitement réalisé afin d’assurer le suivi de la demande et de contribuer à l’amélioration continue de ses formations.
Désaccord concernant la réponse
Si la réponse apportée ne permet pas de résoudre la difficulté, le réclamant peut demander un nouvel examen de sa demande en répondant à l’e-mail reçu et en précisant les éléments qu’il souhaite voir réétudiés.
DIGIRAMA procède alors à une nouvelle analyse des informations disponibles et apporte une réponse complémentaire.
Cette procédure amiable ne prive pas le réclamant des autres voies de recours prévues par la réglementation applicable.
Confidentialité et données personnelles
Les informations recueillies sont utilisées uniquement pour :
- analyser la réclamation ;
- communiquer avec le réclamant ;
- apporter une réponse ;
- mettre en œuvre les éventuelles actions correctives ;
- assurer le suivi qualité de DIGIRAMA.
Les informations sont accessibles uniquement aux personnes ayant besoin d’en prendre connaissance pour traiter la demande.
Conformément à la réglementation relative à la protection des données personnelles, toute personne peut exercer ses droits en écrivant à :
Amélioration continue
Les réclamations, difficultés et événements imprévus sont analysés afin d’identifier leurs causes et d’éviter qu’ils ne se reproduisent.
Ils peuvent conduire à :
- modifier une procédure ;
- améliorer une information communiquée aux bénéficiaires ;
- adapter un programme ou un support ;
- renforcer l’accompagnement ;
- modifier une modalité d’organisation ;
- sensibiliser ou accompagner un intervenant ;
- mettre en place une action corrective ou préventive.
Le traitement des réclamations contribue ainsi à l’amélioration continue des prestations proposées par DIGIRAMA.
Responsable du traitement des réclamations : Julien Bialawas
E-mail : contact@digirama.fr
Téléphone : 06 26 24 49 60
Délai maximal de réponse : 10 jours ouvrés
Document mis à jour le : 14 septembre 2026
Référence : DIGIRAMA–PROC–REC–01 – Version 1.0
